文件儲存服務

安全、專業、一站式文件儲存解決方案

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透過我們的一站式文件生命週期管理服務，全面保障您的重要文件安全、釋放寶貴辦公空間，並確保符合香港各項法規及合規要求。

解決文件管理的挑戰

根據香港法例規定，企業須保存重要的商業及財務文件至少七年。對許多企業而言，這項法定要求不僅佔用寶貴的辦公空間，亦增加營運成本及行政管理負擔。隨著紙本文件數量持續增加，若由企業自行管理，不但程序繁複，更容易降低整體營運效率。

我們的文件儲存服務正是為了解決上述挑戰而設，提供全面的一站式文件管理方案。我們協助企業降低文件儲存及管理成本、提升營運效率，並確保重要文件在整個生命週期內均獲得安全保存，同時符合相關法規及合規要求。

一站式文件儲存服務

我們提供全面的文件儲存及生命週期管理方案，協助企業更高效、更有系統地管理各類文件及檔案。

除了半導體產品及一般貨物倉儲服務外，我們的恆溫恆濕倉庫亦提供安全、專業的文件儲存服務。我們支援企業管理文件的整個生命週期，涵蓋文件收集、安全儲存、保存期限管理，以至最終的認證銷毀服務。

透過一站式整合方案，我們協助企業全面符合各項法規及合規要求，同時在文件整個生命週期內，提供最高水平的安全保障及完整的追蹤管理。

文件生命週期概覽

我們如何管理您的文件：文件生命週期管理流程

1. 文件收集

收到客戶查詢後，我們會安排專屬貨車前往客戶的辦公室或倉庫，安全、高效地收取需要儲存的文件。

2. 文件入庫及檢查

文件運抵倉庫後，我們的倉庫團隊會先進行收貨檢查。如客戶已預先完成文件分類及標籤，我們將按照指定分類進行存放。若收貨時發現棧板受損，我們會即時更換棧板，重新包裝及整理貨物，確保文件在長期儲存期間得到安全及妥善的保護。

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3. 安全儲存環境

完成分類後，文件將存放於我們高度安全、獲 TAPA Class A 認證的倉庫內。倉庫配備24小時閉路電視監控及嚴格的門禁管理系統，全方位保障文件安全。
此外，倉庫設有恆溫恆濕環境（10–30°C／相對濕度30–70%）及新風系統，為紙本文件提供理想的儲存條件，有效降低發霉、老化及損壞等風險，確保文件長期妥善保存。

4. 保存期限管理及文件生命週期追蹤

我們透過倉庫管理系統（WMS）管理文件的保存期限及生命週期，確保文件獲得妥善管控，並符合相關法規及合規要求。我們會定期檢視文件保存期限，適時更新文件狀態，讓客戶能全面掌握文件的管理情況及整個生命週期。

5. 安全銷毀及銷毀證明

完成法定七年保存期限後，客戶可要求銷毀已到期的文件。日通NEC物流香港（NECL）將安排安全銷毀服務，並於完成後提供正式的文件銷毀證明書（Certificate of Destruction）。
所有銷毀程序均採用保密碎紙方式進行，確保資料安全及符合相關法規要求。透過我們的一站式整合服務，客戶無需另行委託第三方銷毀服務供應商，整個文件銷毀流程均由NECL統一管理，安全、高效且無縫完成。